Phần mềm có sẵn hay làm riêng: chọn theo công việc thực tế
Câu hỏi không chỉ là giải pháp nào có nhiều tính năng hơn. Điều cần biết là công việc quan trọng của đội ngũ có thể đi hết trên công cụ đó mà không phải tạo thêm một quy trình thủ công bên ngoài hay không.
Bắt đầu từ luồng công việc
Hãy chọn một công việc lặp lại thường xuyên và ghi lại người bắt đầu, thông tin cần nhập, người tiếp nhận, điểm cần quyết định và kết quả cuối. Đánh dấu bước nào đang phải chuyển qua bảng tính, tin nhắn hoặc nhập lại dữ liệu.
Khi luồng này đã rõ, bạn có cơ sở để thử phần mềm có sẵn bằng một tình huống thật thay vì chỉ xem danh sách tính năng.
Khi nào công cụ có sẵn phù hợp?
Nếu công cụ hỗ trợ được phần lớn luồng chính, có cách phân quyền và xuất dữ liệu phù hợp, đồng thời chi phí duy trì nằm trong khả năng vận hành, dùng sẵn thường là hướng nên thử trước.
Đừng chỉ tính phí thuê bao. Cần xem cả thời gian cấu hình, đào tạo, chuyển dữ liệu và cách xử lý khi quy trình thay đổi.
Khi nào nên trao đổi về phần mềm riêng?
Một giải pháp riêng đáng xem xét nếu quy trình cốt lõi có nhiều ngoại lệ, phải nối nhiều hệ thống, hoặc đội ngũ liên tục phải làm việc ngoài công cụ vì nó không phản ánh đúng vai trò và trách nhiệm.
Phần mềm riêng không đồng nghĩa phải xây mọi thứ từ đầu. Có thể giữ công cụ đang dùng và chỉ xây phần còn thiếu hoặc kết nối giữa chúng. Khả năng tích hợp, quyền truy cập dữ liệu và phạm vi cần được kiểm tra trước khi báo giá.